Händlerunterlagen auf eurer Website: Gut erreichbar, ohne alle Konditionen offenzulegen

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Händlerunterlagen werden meist genau dann gebraucht, wenn du gerade keine Zeit hast, Dateien zu suchen. Ein Händler ruft an und braucht bis morgen das Logo in Druckqualität. Ein Gastronom möchte die aktuelle Sortimentsliste als PDF, weil er die Weinkarte neu druckt. Ein Importeur fragt nach dem Datenblatt zum Jahrgang, das du ihm vor drei Monaten geschickt hast. Und dann ist da noch die Preisliste mit den Händlerkonditionen, die genau diese drei Personen kennen dürfen, aber niemand sonst.

Viele Weingüter verschicken ihre Händlerunterlagen per E-Mail-Anhang, per Cloud-Link oder aus einem Ordner, der irgendwo auf dem Bürorechner liegt. Es funktioniert, solange du erreichbar bist und die Dateien findest. Es funktioniert nicht, wenn der Händler am Sonntagabend die Weinkarte fertig machen will oder wenn drei verschiedene Versionen der Sortimentsliste im Umlauf sind.

Wir planen und bauen dafür einen Händlerbereich auf deiner Website: einen öffentlichen Einstieg, in dem jeder findet, was ohnehin gezeigt werden darf, und geschützte Unterlagen, die nur vereinbarte Partner öffnen können. Welche Händlerunterlagen öffentlich sind und welche geschützt bleiben, entscheidest du. Die Struktur, die vereinbarten Zugänge, die Einbindung der Dateien und den Test übernehmen wir.

Zwei Zielgruppen, eine Website

Deine Website ist in erster Linie für Menschen gebaut, die Wein kaufen, dich besuchen oder eine Verkostung buchen wollen. Was dafür auf die Seite gehört, haben wir im Artikel Neue Weingut-Website: Was wirklich enthalten sein sollte beschrieben. Händler, Gastronomen und Importeure suchen anderes. Sie brauchen keine Geschichte über den Weingarten, sondern Händlerunterlagen: eine aktuelle Liste, brauchbare Fotos, das Logo im richtigen Format und ihre Konditionen.

Die beiden Gruppen stören einander nicht, wenn du sie sauber trennst. Ein Menüpunkt „Für Handel und Gastronomie“ reicht als Einstieg. Wer privat einkauft, klickt nicht darauf. Wer beruflich mit dir arbeitet, findet dort alle Händlerunterlagen gesammelt und muss nicht mehr anrufen, um zu fragen, wo das Logo liegt.

Die Frage ist also weniger, ob ein Händlerbereich sinnvoll ist, sondern welche Händlerunterlagen hineingehören und wer was sehen darf. Wer sich vorab einen Überblick über Branchenthemen von Handel und Gastronomie verschaffen möchte, findet Informationen dazu bei der WKO. Das entscheiden wir nicht für dich, aber wir strukturieren die Entscheidung so, dass sie leichter fällt.

Händlerunterlagen öffentlich oder nur für Partner: die Entscheidung vor der Technik

Bevor wir etwas umsetzen, gehen wir mit dir jede Unterlage durch und stellen dieselbe Frage: Darf das jeder sehen, oder nur Partner, mit denen du eine Vereinbarung hast? Erstaunlich vieles darf öffentlich sein. Deine Sortimentsliste ohne Preise steht ohnehin im Shop. Produktfotos willst du verbreitet haben. Das Logo soll richtig verwendet werden, also gib es her, mit einem Hinweis zur Verwendung.

Anderes gehört hinter einen vereinbarten Zugang: Händlerkonditionen, Staffelungen, Zahlungsziele. Diese Händlerunterlagen sind der Grund, warum viele Weingüter gar keinen Händlerbereich haben. Die Sorge: Wenn die Preisliste online ist, sieht sie der Mitbewerber oder der Privatkunde, der dann fragt, warum er mehr zahlt. Die Sorge ist berechtigt. Aber die Lösung ist nicht, alles offline zu lassen, sondern die Konditionen getrennt von den öffentlichen Händlerunterlagen bereitzustellen.

Dazwischen gibt es eine dritte Gruppe: Händlerunterlagen, die nicht geheim, aber auch nicht für jeden gedacht sind. Ein Bestellformular für Händler zum Beispiel. Hier reicht oft ein Zugang auf Anfrage: Der Interessent meldet sich, du prüfst kurz, ob er als Partner passt, und gibst den Zugang frei.

Die Struktur der Händlerunterlagen im Überblick

Das ist die Strukturübersicht, mit der wir arbeiten. Sie zeigt für jede typische Unterlage, ob sie öffentlich oder nur für Partner ist, welche Art von Zugang wir vorsehen und wer im Weingut die Freigabe erteilt. Die Zuordnung hier ist ein Beispiel; bei dir kann eine Unterlage in einer anderen Spalte stehen.

Die letzte Zeile ist bewusst dabei. Nicht alles gehört auf die Website. Individuelle Absprachen mit einem einzelnen Partner sind auf einem Website-Bereich fehl am Platz, egal wie gut er geschützt ist. Der Händlerbereich ist für jene Händlerunterlagen gedacht, die für alle Partner oder für alle Interessenten gleich sind.

So sieht der Händlerbereich beim Beispiel-Weingut Kirchleiten aus

Um das greifbar zu machen, nehmen wir ein erfundenes Weingut, das Beispiel-Weingut Kirchleiten. Alle Angaben sind Beispiele, echte Händlerdaten oder Preise kommen darin nicht vor.

Der öffentliche Einstieg ist eine Seite mit dem Titel „Für Handel und Gastronomie“. Sie erklärt in wenigen Sätzen, dass das Weingut mit Fachhandel, Gastronomie und Importeuren zusammenarbeitet und welche Händlerunterlagen auf dieser Seite zu finden sind. Darunter liegen drei Bereiche: Sortiment, Bildmaterial und Logo. Die Sortimentsliste zeigt alle Weine mit Jahrgang, Flaschengröße und einer Kurzbeschreibung, ohne Preise.

Das Bildmaterial ist nach Wein sortiert, jede Flasche in einer Version für Web und einer für Druck, dazu einige Betriebsfotos. Beim Logo steht ein Satz, in welchen Fällen die helle und wann die dunkle Variante zu verwenden ist. Gute Flaschenfotos sind hier kein Nebenaspekt; was dabei häufig schiefgeht, steht im Artikel Weinflaschen fotografieren.

Darunter folgt ein klar abgetrennter Bereich: „Konditionen und Bestellung für Partner“. Wer darauf klickt, sieht keine Inhalte, sondern eine kurze Erklärung: Diese Händlerunterlagen sind für Handelspartner mit vereinbartem Zugang. Daneben ein Kontaktweg für Interessenten, die Partner werden möchten, und der Einstieg für bestehende Partner. Nach der Anmeldung mit dem vereinbarten Zugang sieht der Partner die aktuelle Konditionenliste als PDF, das Bestellformular und die Lieferbedingungen für den Handel.

Die Datenblätter hat das Beispiel-Weingut zu den öffentlichen Händlerunterlagen gestellt, weil Analysewerte und Ausbau ohnehin auf Messen weitergegeben werden; Hintergründe zu Jahrgängen und österreichischem Wein gibt es bei Österreich Wein. Ein anderes Weingut hätte sie vielleicht zu den Partnerunterlagen gelegt. Beides ist richtig, wenn es zum Betrieb passt.

Welche Zugangslösung zu deinem Betrieb passt

Bei der Frage, wie der geschützte Bereich funktioniert, gibt es eine Versuchung: den großen Mitgliederbereich mit Registrierung, Profilseiten und Rollen. Für ein Weingut mit acht Handelspartnern ist das zu viel. Es kostet in der Einrichtung, es kostet in der Pflege, und die Händler nutzen davon einen Bruchteil.

Wir klären deshalb zuerst drei Dinge: Wie viele Partner sollen Zugang bekommen, heute und in absehbarer Zeit? Sollen alle Partner dieselben Händlerunterlagen sehen, oder gibt es Gruppen, etwa Fachhandel und Gastronomie mit unterschiedlichen Konditionen? Und auf welchem System läuft deine Website, damit die Lösung dazu passt und nicht daneben?

Aus den Antworten ergibt sich, ob ein gemeinsamer vereinbarter Zugang für alle Partner reicht, ob es Zugänge je Gruppe braucht oder ob persönliche Zugänge pro Partner sinnvoll sind. Je einfacher, desto besser, solange die Konditionen wirklich nur bei denen landen, die sie sehen sollen. Wie die Zugänge konkret vergeben und weitergegeben werden, besprechen wir mit dir direkt, nicht in einem Blogartikel.

Wenn du bereits einen Onlineshop hast, kann ein Händler-Bestellweg auch dort angebunden sein. Welche Shop-Funktionen dafür in Frage kommen, steht im Artikel Weinshop erstellen. Für den Händlerbereich selbst ist das keine Voraussetzung; ein Bestellformular als Download oder als Online-Formular reicht vielen Betrieben.

Der Test mit Beispielzugängen

Bevor der Bereich für deine Partner freigeschaltet wird, testen wir ihn mit Beispielzugängen. Das heißt: Wir legen Testzugänge an, die keinem echten Partner gehören, und prüfen aus deren Sicht und aus der Sicht eines nicht angemeldeten Besuchers, welche Händlerunterlagen erreichbar sind und welche nicht.

Für das Beispiel-Weingut Kirchleiten sieht das Testergebnis so aus (fiktives Beispiel):

• Nicht angemeldeter Besucher: sieht die Seite „Für Handel und Gastronomie“, die Sortimentsliste, das Bildmaterial, das Logo und die Datenblätter. Sieht die Erklärung zum Partnerbereich und den Kontaktweg. Sieht keine Konditionen und kein Bestellformular, auch nicht über einen direkten Link zur Datei.
• Testzugang Partner: sieht zusätzlich Konditionenliste, Bestellformular und Handelslieferbedingungen. Kann die PDFs öffnen und herunterladen.
• Testzugang mit beendeter Vereinbarung: sieht nach der Deaktivierung nur noch den öffentlichen Bereich.
• Handy: alle Downloads am Handy erreichbar, Anmeldung funktioniert.

Was wir dabei nicht tun: Wir versprechen keine zertifizierte oder lückenlose Sicherheit. Ein vereinbarter Zugang hält die Konditionen von der Öffentlichkeit fern und sorgt dafür, dass nur Partner mit gültiger Vereinbarung sie sehen. Er ersetzt keinen Vertrag mit dem Händler und keine Vertraulichkeitsregel. Wenn du besonders sensible Händlerunterlagen hast, klären wir mit dir, ob sie überhaupt auf die Website gehören.

Wie die Händlerunterlagen aktuell bleiben

Ein Händlerbereich mit einer Sortimentsliste vom Vorjahr ist schlimmer als keiner. Deshalb stimmen wir vor dem Start ab, wie die Unterlagen aktuell gehalten werden. Neue Weine auf der Website einzupflegen ist Teil unserer Webpauschale; wenn ein neuer Jahrgang kommt, aktualisieren wir die Sortimentsliste im öffentlichen Bereich mit. Ob auch Konditionenlisten, Datenblätter oder das Bildmaterial von uns getauscht werden oder du sie selbst aktualisierst, legen wir im Angebot fest.

Beides ist möglich; entscheidend ist, dass es klar geregelt ist und du weißt, wer wann was macht. Für die Konditionenliste empfiehlt sich ein fester Anlass, etwa der Jahreswechsel oder die Freigabe des neuen Jahrgangs. Du schickst uns die neue Liste, wir tauschen sie, und die alte ist weg. Deine Partner wissen dann, dass auf der Website die gültige Version liegt, und fragen nicht mehr per Mail nach.

Was wir übernehmen und was wir von dir brauchen

Wir übernehmen die Struktur des Händlerbereichs, die Gestaltung des öffentlichen Einstiegs passend zu deiner Website, die Einrichtung der vereinbarten Zugänge, die Einbindung aller Unterlagen und Downloads, den Test mit Beispielzugängen am Computer und am Handy sowie die vereinbarte Aktualisierung. Rechtliche Hinweise, etwa zur Verwendung der Fotos oder zum Datenschutz bei der Anmeldung, stimmen wir mit den fachlich geklärten Vorgaben ab.

Von dir brauchen wir die Entscheidung, welche Händlerunterlagen öffentlich sind und welche nur für Partner, die Unterlagen selbst in aktueller Fassung, die Liste der Partner, die einen Zugang bekommen sollen, und eine Ansprechperson im Weingut, die Zugänge freigibt und die Testergebnisse anschaut. Was nur für Partner ist, wer Partner wird und was in den Konditionen steht, bleibt deine Entscheidung. Umsetzung, Test und Kontrolle liegen bei uns; der Umfang wird im Angebot festgehalten.

Der Weg dorthin folgt unserem üblichen Ablauf: Anfrage, Angebot, Angebotsbesprechung, Evaluierung des Designs, Designvorschlag, Umsetzung, Kontrolle und Anpassungen, Fertigstellung.

Händlerunterlagen gezielter bereitstellen

Du möchtest deine Händlerunterlagen gezielter bereitstellen? Lass uns den passenden Website-Bereich für dich umsetzen. Schreib uns über unsere Kontaktseite, mit wie vielen Partnern du arbeitest und welche Unterlagen du derzeit per E-Mail verschickst. Daraus ergibt sich, wie groß oder wie klein der Bereich bei dir sein sollte.

Das Wichtigste als Video

FAQ – häufige Fragen

1. Was gehört alles in einen Händlerbereich auf der Weingut-Website?

In einen Händlerbereich gehören die Händlerunterlagen, die Handel, Gastronomie und Importeure regelmäßig von dir brauchen: die aktuelle Sortimentsliste, Produktfotos in Web- und Druckqualität, das Logo mit Verwendungshinweis, oft Datenblätter je Wein und – geschützt – die Händlerkonditionen samt Bestellformular. Der öffentliche Teil ist alles, was ohnehin gezeigt werden darf. Hinter einen vereinbarten Zugang kommt nur, was wirklich nicht für jeden gedacht ist. Individuelle Sonderabsprachen mit einem einzelnen Partner gehören dagegen nicht auf die Website, sondern bleiben persönlich – egal wie gut der Bereich geschützt ist.

2. Muss ich den Händlerbereich selbst technisch aufbauen?

Nein, das übernehmen wir. Wir planen die Struktur, gestalten den öffentlichen Einstieg passend zu deiner Website, richten die vereinbarten Zugänge ein, binden alle Händlerunterlagen und Downloads ein und testen den Bereich mit Beispielzugängen am Computer und am Handy. Von dir brauchen wir die Entscheidungen und die Inhalte: welche Unterlage öffentlich ist und welche nur für Partner, die Dateien in aktueller Fassung, die Liste der Partner mit Zugang und eine Ansprechperson im Weingut für Freigaben. Was in den Konditionen steht und wer Partner wird, bleibt deine Entscheidung.

3. Wie verhindere ich, dass Privatkunden oder Mitbewerber meine Händlerkonditionen sehen?

Indem die Konditionen getrennt von den öffentlichen Unterlagen liegen und nur über einen vereinbarten Zugang erreichbar sind. Der öffentliche Einstieg zeigt Sortiment, Fotos und Logo, der Partnerbereich zeigt ohne Anmeldung nur eine kurze Erklärung und einen Kontaktweg. Wir prüfen beim Test ausdrücklich auch, dass die Dateien nicht über einen direkten Link erreichbar sind. Die Sorge vor offenen Preislisten ist berechtigt – die Lösung ist aber nicht, alle Händlerunterlagen offline zu lassen, sondern sauber zu trennen, was jeder sehen darf und was nur deine Partner.

4. Wie sicher ist ein geschützter Partnerbereich wirklich?

Ein vereinbarter Zugang hält deine Konditionen von der Öffentlichkeit fern und sorgt dafür, dass nur Partner mit gültiger Vereinbarung sie sehen. Eine zertifizierte oder lückenlose Sicherheit versprechen wir dir nicht, und der Zugang ersetzt keinen Vertrag mit dem Händler und keine Vertraulichkeitsregel. Deshalb testen wir vor der Freischaltung aus Sicht eines nicht angemeldeten Besuchers, eines Testpartners und eines deaktivierten Zugangs, was jeweils erreichbar ist. Wenn du besonders sensible Händlerunterlagen hast, klären wir vorher gemeinsam, ob die überhaupt auf die Website gehören oder besser persönlich bleiben.

5. Sollen Datenblätter öffentlich sein oder nur für Partner?

Das entscheidest du – beides ist vertretbar. Viele Weingüter stellen Datenblätter mit Jahrgang, Analysewerten und Ausbau öffentlich, weil diese Angaben auf Messen und in Gesprächen ohnehin weitergegeben werden und Gastronomen sie für die Weinkarte brauchen. Andere legen sie zu den Händlerunterlagen, weil sie den Überblick behalten wollen, wer damit arbeitet. Wir gehen vor der Umsetzung jede Unterlage einzeln mit dir durch und stellen immer dieselbe Frage: Darf das jeder sehen, oder nur Partner mit Vereinbarung? Die Entscheidung treffen wir nicht für dich, aber wir strukturieren sie so, dass sie leichter fällt.

6. Braucht jeder Handelspartner einen eigenen Zugang?

Nicht zwingend – das hängt von der Größe deines Partnerkreises ab. Für ein Weingut mit einer Handvoll Handelspartnern reicht oft ein gemeinsamer vereinbarter Zugang für alle. Sobald es Gruppen mit unterschiedlichen Unterlagen gibt, etwa Fachhandel und Gastronomie, sind Zugänge je Gruppe sinnvoll. Persönliche Zugänge pro Partner machen Sinn, wenn du genauer steuern willst, wer was sieht. Wir klären vorher, wie viele Partner heute und in absehbarer Zeit Zugang bekommen sollen. Je einfacher die Lösung, desto weniger Pflege – solange die Konditionen wirklich nur bei denen landen, die sie sehen sollen.

7. Was passiert, wenn die Zusammenarbeit mit einem Händler endet?

Der Zugang wird deaktiviert, und der ehemalige Partner sieht danach nur noch den öffentlichen Bereich. Genau dieser Fall ist Teil unseres Tests: Wir legen einen Testzugang mit beendeter Vereinbarung an und prüfen, dass Konditionenliste, Bestellformular und Lieferbedingungen für ihn nicht mehr erreichbar sind – auch nicht über einen direkten Dateilink. Bei einem gemeinsamen Zugang für alle Partner bedeutet ein Ausstieg, dass die Zugangsdaten für alle erneuert werden sollten. Wie das bei dir praktisch läuft, besprechen wir persönlich, nicht im Blog.

8. Kann ich Fachhandel und Gastronomie unterschiedliche Unterlagen zeigen?

Ja, das lässt sich über Zugänge je Gruppe lösen. Sinnvoll ist es, wenn Fachhandel und Gastronomie bei dir wirklich verschiedene Konditionen, Staffelungen oder Bestellwege haben. Dann sieht jede Gruppe nur ihre Händlerunterlagen, der öffentliche Einstieg mit Sortiment, Fotos und Logo bleibt für beide gleich. Haben alle Partner dieselben Konditionen, brauchst du diese Trennung nicht – dann ist ein gemeinsamer Zugang einfacher und in der Pflege günstiger. Wir fragen das vor der Umsetzung ab und halten im Angebot fest, welche Gruppen eingerichtet werden.

9. Was kostet ein Händlerbereich für mein Weingut?

Das hängt vom Umfang ab und steht im Angebot – Pauschalzahlen wären an dieser Stelle unseriös. Den Preis bestimmen vor allem drei Dinge: wie viele Händlerunterlagen eingebunden werden, ob ein gemeinsamer Zugang genügt oder Gruppen beziehungsweise persönliche Zugänge nötig sind, und ob Bildmaterial erst aufbereitet werden muss. Ein schlanker Bereich mit Sortimentsliste, Fotos, Logo und einem geschützten Konditionen-Download ist deutlich kleiner als ein Mitgliederbereich mit Rollen. Schreib uns, mit wie vielen Partnern du arbeitest und welche Unterlagen du derzeit per E-Mail verschickst – daraus ergibt sich der passende Zuschnitt.

10. Kann ich später Unterlagen ergänzen oder den Bereich erweitern?

Ja, der Händlerbereich wächst mit. Deshalb starten wir bewusst schlank und bauen nur das, was du heute brauchst – ergänzen lässt sich später jederzeit, etwa zusätzliche Downloads, eine zweite Partnergruppe oder ein Online-Bestellformular statt eines PDFs. Wichtig ist von Anfang an, dass geregelt ist, wer die Händlerunterlagen aktuell hält. Neue Weine pflegen wir im Rahmen der Webpauschale auf der Website ein, dazu gehört die öffentliche Sortimentsliste. Ob wir auch Konditionen, Datenblätter und Fotos tauschen oder du das selbst machst, legen wir im Angebot fest.